Wyszukiwarka
Cyfryzacja dokumentów
Proces automatyzacji i digitalizacji dokumentów pozwoli na poprawę obiegu oraz ograniczenie ilości teczek i segregatorów, które zapełniają wolną przestrzeń użytkową — a to wszystko niezależnie od wielkości uczelni, ilości wydziałów oraz lokalizacji filii.
Poprzez wdrożenie specjalnych oprogramowań dostęp do wartościowych informacji będzie sprawniejszy i łatwiejszy, w szczególności, jeśli trzeba będzie znaleźć pewne dokumenty w krótkim przeciągu czasu. Przykładem programu, który pozwoli Państwu na cyfryzację dokumentów, jest Sharpdesk, który zapobiegnie powstaniu nadmiernej ilości dokumentacji w formie papierowej — udostępnianie plików oraz dokumentów będzie możliwe w postaci elektronicznej. Po procesie zeskanowania dokumentów niemal w natychmiastowy sposób można je zarchiwizować, sortować, dodawać komentarze, jak również udostępniać innym użytkownikom danej sieci. Przy pomocy jednej aplikacji będą Państwo mogli swobodnie zarządzać dokumentami — warto wspomnieć, że posiada ona zaawansowane opcje zabezpieczające.
Wydajność pracy biurowej zostanie przeniesiona na wyższy poziom, a to wszystko dzięki sprawnemu procesowi dystrybucji dokumentów. Kolejną użyteczną funkcją prezentowaną przez Sharp Optimised University, a w którą warto zainwestować, jest Lightweight Directory Access Protocol. Zawartość danych będzie mogła być wyświetlania oraz przeglądania na ekranie urządzenia wielofunkcyjnego, gdzie będzie się automatycznie synchronizowała z podstawowym serwerem — dane będą zawsze aktualne. Przetwarzanie dokumentów do wiadomości typu e-mail, jak również skanowanie do faksu stanie się nadzwyczaj prostym i wygodnym zadaniem.
Narzędzia marki Sharp mają na celu usprawnienie cyfryzacji dokumentów, czyli sprawienie, że proces skanowania, indeksowania, wyszukiwania danych, jak również ich segregowania stanie się mniej czasochłonnym zadaniem — będzie można je wykonać w ciągu kilku sekund za pomocą dotykowych ikon umieszczonych na panelu sterowania danego urządzenia.
