Zarządzanie dokumentami oraz urządzeniami interaktywnymi

Zarządzanie dokumentami oraz urządzeniami interaktywnymi

Narzędzia, które wchodzą w skład Optimised Workfolow Solutions, pomogą każdemu studentowi oraz prowadzącemu zajęcia wykładowcy zwiększyć wydajność zajęć, oraz uprościć powtarzalne czynności i komunikację. Dokumenty mogą być przesyłane bezpośrednio do wybranej osoby lub grupy, a pliki przechowywane zarówno w chmurze, jak i na własnym serwerze. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami sprawi, że niezbędne informacje i aktualności zostaną udostępnione uprawnionym użytkownikom niemal w dowolnym czasie — dodatkowo z każdego urządzenia, tj.: laptopa, komputera stacjonarnego, telefonu lub tabletu. Rozwiązania Optimised Managing Solutions z pewnością ułatwią pracę na uczelni, ponieważ przestoje urządzeń drukujących będą zdarzały się rzadziej oraz trwały zdecydowanie krócej. Oprogramowanie będzie informowało wybrane organy o potrzebie naprawy uszkodzonych części, uzupełnienia tonera lub papieru.

W artykule rozwiniemy następujące pojęcia:
Zarządzanie dokumentami (Optimised Workflow Solutions)
Zarządzanie urządzeniami (Optimised Managing Solutions)

Zarządzanie dokumentami

Oprogramowanie przystosowane do zarządzania dokumentami i przepływem zadań pomoże każdemu studentowi w zwiększeniu wydajności, dzięki uproszczeniu powtarzalnych czynności. Dokumenty można skanować i przesyłać bezpośrednio do wybranych osób, aplikacji lub działów, które ich potrzebują. Rozwiązanie Sharp udostępnia niezbędne informacje uprawnionym użytkownikom w dowolnie wybranym czasie — praktycznie z każdego urządzenia. Jednym z systemów zarządzania dokumentami jest Cloud Portal Office — przystępny, łatwy w obsłudze i skalowalny. To wieloplatformowy system zarządzania dokumentami niezależny od lokalizacji — otwiera drzwi do nowych możliwości wzrostu, zwiększonej wydajności oraz oszczędności. Cloud Portal Office jest wyposażony w gamę funkcji opracowanych z myślą o zwiększeniu wydajności pracy. Jest to solidne i zarazem wydajne wspomożenie pracy użytkownika z zachowaniem bezpieczeństwa dla wszystkich dokumentów. „Chmurowe” centrum informacji jest w pełni zintegrowane z pakietem oprogramowania Optimised Workflow Software. Uczelniane środowisko, które rozsyła dużą liczbę dokumentów, zostanie w pełni zindeksowane — stanie się scentralizowanym magazynem danych. Zarówno pracownicy, jak i studenci stracą mniej czasu na wyszukiwane potrzebnych informacji, który mogliby przeznaczyć na ich właściwe wykorzystanie. Opisywany system pomaga kontrolować koszty operacyjne — cyfrowe dokumenty oznaczają mniejsze zużycie papieru, jak również zmniejszoną ilość szaf na dokumenty, co pozwala zredukować koszty związane z ich przechowywaniem.
Funkcja współpracy i powiadamiania w systemie Cloud Portal Office wspomaga pracę każdego członka zespołu, co znacznie zwiększa skuteczność oraz wydajność pracy na wykładach oraz ćwiczeniach. W łatwy sposób można udostępnić swoje dokumenty innym osobom od funkcji read only do edit and share, dzięki czemu zawsze zachowujesz kontrolę nad przekazywanym plikiem. Dodatkowo każda osoba widzi najnowsze wersje pliku, nawet w przypadku przełączenia się z jednego urządzenia na drugie. Jeśli osoby, z którymi współpracujesz, nie posiadają Cloud Portal Office, istnieje funkcja wysłania odnośnika do strony internetowej lub prywatnej „chmury” na urządzenie mobilne.
Skanowanie ważnych dokumentów do Cloud Portal Office umożliwi sprawne przetwarzanie nawet odręcznie stworzonych dokumentów, które w każdej chwili będą mogły zostać zmienione — taki proces zwiększy pożądaną dokładność dokumentów. Użytkownicy mają swobodny dostęp do bazy danych w dowolnym czasie oraz miejscu — wymagane jest wyłącznie połączenie sieciowe.
Współczesne społeczeństwo — w szczególności osoby młode — niemal bezustannie korzysta z tabletów oraz smartfonów, dlatego jesteśmy zdania, że wszystkie urządzenia powinny być ze sobą zintegrowane systemem zarządzania dokumentami, aby można było tworzyć nowe foldery, udostępniać pliki oraz odbierać powiadomienia w każdej sytuacji.

Zarządzanie urządzeniami

Zarówno drukarki, kopiarki, jak i urządzenia wielofunkcyjne wymagają niemal nieustannej uwagi — nawet jeśli jest ona związana wyłącznie z uzupełnieniem tonera i papieru. Dzięki zdalnemu menedżerowi urządzeń Sharp zapewnicie Państwo sprawną pracę wszystkich urządzeń wielofunkcyjnych, które działają w sieci. Administratorzy w szczegółowy sposób będą mogli przeglądać stan, w jakim znajdują się maszyny na ekranie ich komputerów. System SRDM (Zdalny Manager Urządzeń Sharp) na bieżąco będzie raportował błędy, rozwiązywał problemy oraz planował czynności związane z konserwacją, instalacją sterowników oraz konfiguracją. Moduł może być w łatwy sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb danego środowiska edukacyjnego. Kolejną niezwykle użyteczną funkcją Optimised Managing Solutions są powiadomienia e-mail o stanie maszyn oraz ich ewentualnych usterkach. Powiadomienia pozwalają uzyskać informację o potencjalnych problemach na czas, dzięki czemu szybko można zorganizować serwis urządzenia, co pozwala uniknąć poważniejszych problemów, które mogłyby mieć negatywny wpływ na tymczasowe funkcjonowanie uczelni. Ponadto zarządzanie urządzeniami interaktywnymi wiąże się z wszechstronnym systemem monitoringu — niemal natychmiast pozwala wykryć urządzenie i ocenić jego stan. Funkcji można używać dla nieograniczonej liczby urządzeń. System monitoringu zapewnia elastyczność zarządzania całym środowiskiem związanym z wydrukiem. Kontrolując stan urządzeń ustala czas, kiedy mają być konserwowane, serwisowane oraz zaopatrzone w materiały eksploatacyjne.

Dzięki najnowszym rozwiązaniom Optimised Software Solutions znacznie usprawnią Państwo etap procesu zarządzania dokumentami oraz urządzeniami w przestrzeni uczelni. Każde z naszych urządzeń drukujących można zintegrować z przedstawionymi powyżej rozwiązaniami, które zapewnią Państwu większą produktywność oraz znaczny zwrot inwestycji.

Opinie (0)

Zobacz firmy

LINEA Profesjonalne pady do maszyn

Pogwizdów Nowy 662
36-062 Zaczernie

Średnia Ocena

5/5
Italia Style Oryginalne hokery

Wrocławska 42
57-200 Ząbkowice Śląskie

Średnia Ocena

5/5
Rad Pol - Nowoczesne meble kuchenne

Sadowa 56
05-800 Pruszków

Średnia Ocena

5/5
Argonium Marketing szeptany

Goździkowa 14A/1
35-604 Rzeszów

Średnia Ocena

5/5
Oscar Dekoracje - Projektowanie i aranżacja wnętrz

Matejki 12
Rzeszów

Średnia Ocena

5/5

Podobne artykuły